Распоряжение Администрации Нижегородской области от 04.12.1998 N 1899-Р "Об УТВЕРЖДЕНИИ НОРМАТИВНО - ПРАВОВЫХ АКТОВ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОЗДАНИЯ, СОХРАНЕНИЯ и ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ"

АДМИНИСТРАЦИЯ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 4 декабря 1998 г. N 1899-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НОРМАТИВНО - ПРАВОВЫХ АКТОВ

ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОЗДАНИЯ, СОХРАНЕНИЯ

И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СТРАХОВОГО ФОНДА

ДОКУМЕНТАЦИИ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

В соответствии с Программой формирования материально - технической базы создания и сохранения страхового фонда документации Нижегородской области, утвержденной постановлением губернатора 16.09.1998 N 236:

1. Утвердить:

- Положение о головной службе страхового фонда документации (приложение 1);

- Положение о специальной лаборатории микрофильмирования страхового фонда документации (приложение 2);

- Положение о технической лаборатории хранения страхового фонда документации (приложение 3).

2. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на главное управление по делам ГО и ЧС области (Коркодола В.А.).

Губернатор области

И.П.СКЛЯРОВ

Приложение 1

к распоряжению

губернатора области

от 04.12.1998 N 1899-р

ПОЛОЖЕНИЕ

О ГОЛОВНОЙ СЛУЖБЕ ПО СТРАХОВОМУ ФОНДУ

ДОКУМЕНТАЦИИ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Головная служба является органом непосредственного управления процессом создания, сохранения и использования страхового фонда документации.

1.2. Головная служба создается решением губернатора области при главном управлении по делам ГО и ЧС в пределах существующей штатной численности с привлечением в ее состав специалистов от департаментов областной администрации и других заинтересованных организаций.

1.3. Головная служба осуществляет свою деятельность при взаимодействии со специальной лабораторией микрофильмирования, технической лабораторией хранения микрофильмов, предприятиями (объектами) - поставщиками документации, а также с НИИ репрографии - головной организацией по научно - методическому и научно - техническому обеспечению создания, сохранения и использования единого российского страхового фонда документации.

1.4. Головная служба в своей работе руководствуется постановлениями и распоряжениями губернатора области, приказами и распоряжениями начальника главного управления по делам ГО и ЧС области, а также приказами и решениями координационной комиссии по страховому фонду документации.

2. ФУНКЦИИ и ЗАДАЧИ

2.1. Головная служба выполняет следующие основные функции:

- нормативно - методическое обеспечение процессов создания, сохранения и использования областного страхового фонда документации;

- организационно - техническое руководство и планирование работ по созданию, сохранению и использованию страхового фонда документации;

- ведение базы данных об областном страховом фонде документации.

2.2. в соответствии с возложенными на головную службу функциями она решает следующие задачи:

- выдает предприятиям (объектам) по принадлежности задания на подготовку предложений к проекту плана представления документации страхового фонда на микрофильмирование;

- контролирует ход разработки проектов планов представления документации страхового фонда на микрофильмирование предприятиями (объектами);

- разрабатывает проект плана микрофильмирования и представляет его на утверждение;

- направляет план микрофильмирования на предприятия (объекты), а также в лаборатории микрофильмирования и лаборатории хранения микрофильмов (в части их касающейся);

- обобщает бюджетные заявки, поступающие от предприятий и организаций, для дальнейшего представления их в департамент финансов;

- осуществляет нормативно - правовое и нормативно - методическое обеспечение создания, сохранения и использования страхового фонда документации;

- участвует в заключении договоров на проведение работ по микрофильмированию и сохранению документации;

- координирует деятельность специальных рабочих групп, создаваемых при администрациях городов и районов области;

- осуществляет учет и отчетность по создаваемым страховым фондам документации, и сохранению и использованию (ведение базы данных о страховом фонде документации);

- участвует в информационной поддержке глав администраций городов и районов области, а также служб ГО и ЧС в случае необходимости представления материалов страхового фонда;

- осуществляет взаимодействие с головными службами других субъектов Российской Федерации;

- осуществляет сбор и обобщение информации о ходе работ по созданию страхового фонда документации и представляет квартальные и годовые отчеты в МЧС России.

3. ПРАВА

Головная служба имеет право:

3.1. Запрашивать и получать от технической лаборатории хранения, специальных лабораторий микрофильмирования, предприятий (объектов) сведения, необходимые для выполнения обязанностей, возложенных на нее.

3.2. Осуществлять контроль за состоянием работ по подготовке документации к микрофильмированию, за фактически выполненными объемами замикрофильмированной документации, а также за своевременностью и правильностью внесения изменений в документы страхового фонда.

3.3. Вести деловую переписку, а также в установленном порядке обмениваться опытом с головными службами других субъектов Российской Федерации.

3.4. Представлять в установленном порядке область на научно - технических совещаниях, семинарах, конференциях по вопросам страхового фонда.

3.5. Заключать договора на выполнение работ по вопросам функционирования страхового фонда документации.

4. ФИНАНСИРОВАНИЕ РАБОТ

Финансирование работ, выполняемых головной службой, осуществляется в соответствии с Положением о создании страхового фонда документации Нижегородской области, утвержденным постановлением губернатора от 29.08.1997 N 248 (в редакции постановления губернатора области от 31.07.1998 N 203).

5. СТРУКТУРА

Головная служба создается при главном управлении по делам ГО и ЧС области. Руководитель головной службы - первый заместитель начальника управления.

По своей структуре головная служба делится на три функциональные группы:

5.1. Группа планирования и управления

Состав:

- начальник группы (от главного управления по делам ГО и ЧС);

- члены группы:

- от комитета мобилизационной подготовки администрации области;

- от комитета по охране и использованию историко - культурного населения г. Н.Новгорода и Нижегородской области администрации области;

- от комитета по делам архивов администрации области;

- от департамента культуры и искусства администрации области

Задачи группы:

- подготовка нормативно - правового обеспечения создания страхового фонда документации;

- разработка плана микрофильмирования документации и доведение его до предприятий (объектов) и заинтересованных организаций;

- обобщение бюджетных заявок, поступающих от предприятий и организаций, для дальнейшего представления их в департамент финансов;

- координация работ по созданию, сохранению и использованию страхового фонда документации;

- осуществление обмена информацией между головными службами других субъектов Российской Федерации.

5.2. Группа нормативно - методического обеспечения

Состав:

специалисты лаборатории микрофильмирования документации страхового фонда.

Задачи группы:

- оказание методической помощи службам системы СФД, а также предприятиям (объектам) по вопросам создания, сохранения и использования страхового фонда документации;

- контроль за соблюдением требований нормативных документов.

5.3. Группа ведения базы данных о страховом фонде документации

Состав:

- начальник группы (от главного управления по делам ГО и ЧС)

- члены группы (по необходимости)

Задачи группы:

- формирование базы данных об областном страховом фонде документации;

- сбор и обобщение информации о ходе выполнения плана микрофильмирования;

- контроль за своевременностью выдачи, при необходимости, готовых материалов страхового фонда;

- представление отчетов в МЧС России о ходе работ по микрофильмированию.

Приложение 2

к распоряжению

губернатора области

от 04.12.1998 N 1899-р

ПОЛОЖЕНИЕ

О СПЕЦИАЛЬНОЙ ЛАБОРАТОРИИ МИКРОФИЛЬМИРОВАНИЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Лаборатория микрофильмирования - производственный объект системы страхового фонда документации области, изготавливающий микрофильмы областного страхового фонда, состав которого определен постановлением губернатора области от 29.08.1997 N 248.

1.2. в соответствии с пунктом 13 "Положения о едином российском страховом фонде документации", утвержденного постановлением Правительства РФ от 26.12.1995, функции областной специальной лаборатории решением Министерства экономики РФ могут быть переданы ведомственной специальной лаборатории.

1.3. Организационно - техническое и оперативное руководство деятельностью специальной лаборатории осуществляется областной головной службой по страховому фонду документации.

1.4. Специальная лаборатория в своей работе руководствуется настоящим Положением; Законом Российской Федерации о предприятии; государственными стандартами и другими нормативно - техническими документами; приказами, указаниями, распоряжениями и инструкциями вышестоящих структурных звеньев; рекомендациями Межведомственного координационного совета по единому российскому страховому фонду документации, координационной комиссии по страховому фонду документации Нижегородской области.

2. ФУНКЦИИ

2.1. Изготовление микрофильмов страхового фонда документации и передача их на долговременное хранение в областное хранилище микрофильмов.

2.2. Изготовление копий с микрофильмов страхового фонда с целью создания рабочих фондов в городах и районах области, а также на предприятиях (объектах) по указанию областной головной службы страхового фонда документации.

3. ЗАДАЧИ

3.1. Текущее и перспективное планирование работ по микрофильмированию документации на основании взаимосогласованных с объектами области графиков поставки документации.

3.2. Входной контроль поступающей документации, а также расходных материалов и химикатов на соответствие требованиям нормативно - технических документов.

3.3. Подготовка поступающей документации к микрофильмированию в соответствии с действующей технологией.

3.4. Изготовление микрофильмов в соответствии с действующей технологией.

3.5. 100%-ный контроль качества изготовленных микрофильмов на соответствие требованиям ГОСТ 13.1.102.

3.6. Отправка микрофильмов страхового фонда вместе с сопроводительными документами в хранилище микрофильмов, а замикрофильмированных документов - объектам - поставщикам документации.

3.7. Повторное микрофильмирование измененной документации.

3.8. Соблюдение установленных ГОСТ В.33.201 сроков нахождения документации в спецлаборатории.

3.9. Осуществление систематической отчетности перед областной головной службой о проделанной работе (по согласованной форме).

3.10. Совершенствование технологии изготовления микрофильмов, внедрение прогрессивных материалов и оборудования.

3.11. Техническое обслуживание и ремонт технологического и вспомогательного оборудования.

4. ПРАВА

4.1. Заключать договора на проведение работ по микрофильмированию документации предприятий (объектов) области, а также предприятий, расположенных на территории других субъектов Российской Федерации.

4.2. Запрашивать и согласовывать с закрепленными объектами области графики представления документации на микрофильмирование.

4.3. Направлять на предприятия (объекты) специалистов для оказания методической помощи в подготовке документации к микрофильмированию и ее предварительной оценки.

4.4. Возвращать предприятиям (объектам) документацию, не отвечающую требованиям микрофильмирования (ГОСТ 13.1.002), на доработку с указанием причин возврата.

4.5. Проводить работы по размножению документации по заказам органов исполнительной власти области.

4.6. Принимать участие в работе совещаний, семинаров по тематике основной деятельности лаборатории.

4.7. Принимать участие в разработке (корректировке) нормативно - технических документов по тематике лаборатории.

5. ФИНАНСИРОВАНИЕ

Финансирование деятельности специальной лаборатории микрофильмирования осуществляется за счет средств областного бюджета в соответствии с Положением о создании страхового фонда документации Нижегородской области, утвержденным постановлением губернатора от 29.08.1997 N 248 (в редакции постановления губернатора области от 31.07.1998 N 203), а также за счет прямых договоров с заказчиками работ по микрофильмированию.

6. СТРУКТУРА

6.1. Специальная лаборатория состоит из подразделений, обеспечивающих выполнение возложенных на нее функций и задач.

6.2. Штатное расписание устанавливается исходя из объемов проводимых работ.

                   -----------------¬         -------------¬

                   ¦   Начальник    +---------+    РСО     ¦

                   ¦спецлаборатории ¦         ¦(1-й отдел) ¦

                   L---------T-------         L-------------

       ----------------------+-----------------------¬

 ------+-------¬      -------+--------¬   -----------+-------¬

 ¦    Бюро     ¦      ¦Главный инженер¦   ¦      Планово-    ¦

 ¦технического ¦      L------T---------   ¦ производств.бюро ¦

 ¦  контроля   ¦             ¦            ¦   и бухгалтерия  ¦

 L--------------             ¦            L-------------------

       ----------------------+-----------------------¬

-------+-----------¬                    -------------+---------¬

¦Отдел комплексной ¦                    ¦ Энерго-механический  ¦

¦ обработки        ¦                    ¦     отдел            ¦

¦ документации     ¦                    ¦                      ¦

L--------T----------                    L-----------T-----------

   ------+-------T---------¬            ----------T-+---------¬

---+------¬------+----¬----+-----¬  ----+---¬-----+----¬------+-------¬

¦Бригада  ¦¦Бригада   ¦¦Бригада  ¦  ¦Энерго-¦¦Участок  ¦¦Участок мат.-¦

¦подготов-¦¦микрофиль-¦¦размноже-¦  ¦участоꦦремонта  ¦¦технического ¦

¦ки доку- ¦¦мирования ¦¦ния доку-¦  ¦       ¦¦и наладк覦снабжения и  ¦

¦ментации ¦¦и химфото-¦¦ментации ¦  ¦       ¦¦оборудо- ¦¦транспорта   ¦

¦к микро- ¦¦обработки ¦¦         ¦  ¦       ¦¦ вания   ¦¦             ¦

¦фильми-  ¦¦          ¦¦         ¦  ¦       ¦¦         ¦¦             ¦

¦рованию  ¦¦          ¦¦         ¦  ¦       ¦¦         ¦¦             ¦

L----------L-----------L----------  L--------L----------L--------------

Приложение 3

к распоряжению

губернатора области

от 04.12.1998 N 1899-р

ПОЛОЖЕНИЕ

О ТЕХНИЧЕСКОЙ ЛАБОРАТОРИИ ХРАНЕНИЯ

МИКРОФИЛЬМОВ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ

НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Лаборатория хранения - объект системы страхового фонда документации, обеспечивающий гарантийное хранение и использование микрофильмов областного страхового фонда, создаваемого в соответствии с постановлением губернатора области от 29.08.1997 N 248.

1.2. Лаборатория хранения основных микрофильмов страхового фонда создается на базе существующих на территории области учреждений, имеющих специальное оборудование.

Для хранения запасных микрофильмов на объекты повышенного риска и объекты системы жизнеобеспечения населения создается лаборатория хранения при главном управлении по делам ГО и ЧС области в рамках дополнительно вводимых должностей.

1.3. Областной головной службой по страховому фонду документации осуществляется организационно - техническое и оперативное руководство деятельностью лаборатории хранения основного микрофильма и оперативное руководство деятельностью лаборатории хранения запасных микрофильмов.

1.4. Лаборатория хранения обладает материально - технической базой, обеспечивающей надежное хранение, поиск микрофильмов страхового фонда документации и размножение с них.

1.5. Лаборатория хранения в своей работе руководствуется настоящим Положением; нормативно - техническими документами по страховому фонду документации и репрографии; приказами, указаниями, распоряжениями и инструкциями вышестоящих структурных звеньев; рекомендациями областной координационной комиссии по страховому фонду документации и областной головной службы.

2. ФУНКЦИИ

2.1. Обеспечение сохранности микрофильмов страхового фонда документации Нижегородской области и их постоянной готовности к использованию.

2.2. Обеспечение пользователей микрофильмами (оптическими дисками), а также полноразмерными копиями на бумаге с них по запросам.

3. ЗАДАЧИ

Лаборатория хранения выполняет следующие задачи:

3.1. Осуществляет приемку микрофильмов страхового фонда, полученных из специальных лабораторий микрофильмирования в соответствии с требованиями нормативных документов.

3.2. Организует учет микрофильмов страхового фонда документации в установленном порядке.

3.3. Поддерживает страховой фонд документации в состоянии, пригодном к использованию в экстремальных ситуациях аварий, катастроф и других чрезвычайных ситуаций.

3.4. Проводит периодический технический контроль микрофильмов страхового фонда в соответствии с нормативными документами.

3.5. Контролирует своевременность внесения изменений в микрофильмы страхового фонда.

3.6. Обеспечивает оперативный поиск микрофильмов страхового фонда документации по запросам.

3.7. Осуществляет размножение документации с микрофильмов страхового фонда (при необходимости).

3.8. Изготавливает и направляет, согласно заданию вышестоящих звеньев системы страхового фонда документации, копии микрофильмов подразделению, указанному в задании.

4. ПРАВА

Лаборатория хранения имеет следующие права:

4.1. Браковать микрофильмы страхового фонда, не отвечающие требованиями ГОСТ 13.1.102, и возвращать их на доработку в лабораторию микрофильмирования.

4.2. Участвовать в разработке нормативно - технических документов в области создания, сохранения и использования страхового фонда документации.

4.3. Участвовать в заключении хозяйственных договоров, связанных с созданием, сохранением и использованием страхового фонда, а также с размножением документации.

5. ФИНАНСИРОВАНИЕ

Финансирование работ по функционированию лаборатории хранения осуществляется за счет средств областного бюджета в соответствии с Положением о создании страхового фонда документации Нижегородской области, утвержденным постановлением губернатора от 29.08.1997 N 248 (в редакции постановления губернатора области от 31.07.1998 N 203).

6. СТРУКТУРА

Лаборатории хранения создаются на базе существующих на территории области учреждений, а также при главном управлении по делам ГО и ЧС области и состоят из функциональных групп, обеспечивающих выполнение всего комплекса стоящих перед ними задач.

6.1. Группа входного контроля микрофильмов.

Задачи:

- приемка микрофильмов страхового фонда, полученных из специальных лабораторий;

- проверка соответствия принимаемых документов требованиям ГОСТа и других нормативов;

- отправка забракованных микрофильмов страхового фонда на доработку в лабораторию микрофильмирования.

6.2. Группа хранения микрофильмов страхового фонда документации

Задачи:

- организация учета микрофильмов страхового фонда;

- поддержание документации страхового фонда в готовности к использованию в условиях чрезвычайных ситуаций;

- контроль за своевременностью внесения изменений в микрофильмы страхового фонда (при необходимости) в соответствии с требованиями нормативных документов.

6.3. Группа изготовления копий документов страхового фонда

Задачи:

- размножение документации с микрофильмов страхового фонда (при необходимости);

- изготовление копий микрофильмов страхового фонда и направление их заказчику в соответствии с заданием, выдаваемым вышестоящим структурным звеном системы страхового фонда документации.

Структура лаборатории хранения может быть изменена в зависимости от объемов хранимых фондов и объемов документации, которая подлежит выдаче потребителю в условиях чрезвычайных ситуаций.