Распоряжение Администрации Нижегородской области от 04.12.1998 N 1899-Р "Об УТВЕРЖДЕНИИ НОРМАТИВНО - ПРАВОВЫХ АКТОВ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОЗДАНИЯ, СОХРАНЕНИЯ и ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ"
АДМИНИСТРАЦИЯ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 4 декабря 1998 г. N 1899-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НОРМАТИВНО - ПРАВОВЫХ АКТОВ
ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОЗДАНИЯ, СОХРАНЕНИЯ
И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СТРАХОВОГО ФОНДА
ДОКУМЕНТАЦИИ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с Программой формирования материально - технической базы создания и сохранения страхового фонда документации Нижегородской области, утвержденной постановлением губернатора 16.09.1998 N 236:
1. Утвердить:
- Положение о головной службе страхового фонда документации (приложение 1);
- Положение о специальной лаборатории микрофильмирования страхового фонда документации (приложение 2);
- Положение о технической лаборатории хранения страхового фонда документации (приложение 3).
2. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на главное управление по делам ГО и ЧС области (Коркодола В.А.).
Губернатор области
И.П.СКЛЯРОВ
Приложение 1
к распоряжению
губернатора области
от 04.12.1998 N 1899-р
ПОЛОЖЕНИЕ
О ГОЛОВНОЙ СЛУЖБЕ ПО СТРАХОВОМУ ФОНДУ
ДОКУМЕНТАЦИИ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Головная служба является органом непосредственного управления процессом создания, сохранения и использования страхового фонда документации.
1.2. Головная служба создается решением губернатора области при главном управлении по делам ГО и ЧС в пределах существующей штатной численности с привлечением в ее состав специалистов от департаментов областной администрации и других заинтересованных организаций.
1.3. Головная служба осуществляет свою деятельность при взаимодействии со специальной лабораторией микрофильмирования, технической лабораторией хранения микрофильмов, предприятиями (объектами) - поставщиками документации, а также с НИИ репрографии - головной организацией по научно - методическому и научно - техническому обеспечению создания, сохранения и использования единого российского страхового фонда документации.
1.4. Головная служба в своей работе руководствуется постановлениями и распоряжениями губернатора области, приказами и распоряжениями начальника главного управления по делам ГО и ЧС области, а также приказами и решениями координационной комиссии по страховому фонду документации.
2. ФУНКЦИИ и ЗАДАЧИ
2.1. Головная служба выполняет следующие основные функции:
- нормативно - методическое обеспечение процессов создания, сохранения и использования областного страхового фонда документации;
- организационно - техническое руководство и планирование работ по созданию, сохранению и использованию страхового фонда документации;
- ведение базы данных об областном страховом фонде документации.
2.2. в соответствии с возложенными на головную службу функциями она решает следующие задачи:
- выдает предприятиям (объектам) по принадлежности задания на подготовку предложений к проекту плана представления документации страхового фонда на микрофильмирование;
- контролирует ход разработки проектов планов представления документации страхового фонда на микрофильмирование предприятиями (объектами);
- разрабатывает проект плана микрофильмирования и представляет его на утверждение;
- направляет план микрофильмирования на предприятия (объекты), а также в лаборатории микрофильмирования и лаборатории хранения микрофильмов (в части их касающейся);
- обобщает бюджетные заявки, поступающие от предприятий и организаций, для дальнейшего представления их в департамент финансов;
- осуществляет нормативно - правовое и нормативно - методическое обеспечение создания, сохранения и использования страхового фонда документации;
- участвует в заключении договоров на проведение работ по микрофильмированию и сохранению документации;
- координирует деятельность специальных рабочих групп, создаваемых при администрациях городов и районов области;
- осуществляет учет и отчетность по создаваемым страховым фондам документации, и сохранению и использованию (ведение базы данных о страховом фонде документации);
- участвует в информационной поддержке глав администраций городов и районов области, а также служб ГО и ЧС в случае необходимости представления материалов страхового фонда;
- осуществляет взаимодействие с головными службами других субъектов Российской Федерации;
- осуществляет сбор и обобщение информации о ходе работ по созданию страхового фонда документации и представляет квартальные и годовые отчеты в МЧС России.
3. ПРАВА
Головная служба имеет право:
3.1. Запрашивать и получать от технической лаборатории хранения, специальных лабораторий микрофильмирования, предприятий (объектов) сведения, необходимые для выполнения обязанностей, возложенных на нее.
3.2. Осуществлять контроль за состоянием работ по подготовке документации к микрофильмированию, за фактически выполненными объемами замикрофильмированной документации, а также за своевременностью и правильностью внесения изменений в документы страхового фонда.
3.3. Вести деловую переписку, а также в установленном порядке обмениваться опытом с головными службами других субъектов Российской Федерации.
3.4. Представлять в установленном порядке область на научно - технических совещаниях, семинарах, конференциях по вопросам страхового фонда.
3.5. Заключать договора на выполнение работ по вопросам функционирования страхового фонда документации.
4. ФИНАНСИРОВАНИЕ РАБОТ
Финансирование работ, выполняемых головной службой, осуществляется в соответствии с Положением о создании страхового фонда документации Нижегородской области, утвержденным постановлением губернатора от 29.08.1997 N 248 (в редакции постановления губернатора области от 31.07.1998 N 203).
5. СТРУКТУРА
Головная служба создается при главном управлении по делам ГО и ЧС области. Руководитель головной службы - первый заместитель начальника управления.
По своей структуре головная служба делится на три функциональные группы:
5.1. Группа планирования и управления
Состав:
- начальник группы (от главного управления по делам ГО и ЧС);
- члены группы:
- от комитета мобилизационной подготовки администрации области;
- от комитета по охране и использованию историко - культурного населения г. Н.Новгорода и Нижегородской области администрации области;
- от комитета по делам архивов администрации области;
- от департамента культуры и искусства администрации области
Задачи группы:
- подготовка нормативно - правового обеспечения создания страхового фонда документации;
- разработка плана микрофильмирования документации и доведение его до предприятий (объектов) и заинтересованных организаций;
- обобщение бюджетных заявок, поступающих от предприятий и организаций, для дальнейшего представления их в департамент финансов;
- координация работ по созданию, сохранению и использованию страхового фонда документации;
- осуществление обмена информацией между головными службами других субъектов Российской Федерации.
5.2. Группа нормативно - методического обеспечения
Состав:
специалисты лаборатории микрофильмирования документации страхового фонда.
Задачи группы:
- оказание методической помощи службам системы СФД, а также предприятиям (объектам) по вопросам создания, сохранения и использования страхового фонда документации;
- контроль за соблюдением требований нормативных документов.
5.3. Группа ведения базы данных о страховом фонде документации
Состав:
- начальник группы (от главного управления по делам ГО и ЧС)
- члены группы (по необходимости)
Задачи группы:
- формирование базы данных об областном страховом фонде документации;
- сбор и обобщение информации о ходе выполнения плана микрофильмирования;
- контроль за своевременностью выдачи, при необходимости, готовых материалов страхового фонда;
- представление отчетов в МЧС России о ходе работ по микрофильмированию.
Приложение 2
к распоряжению
губернатора области
от 04.12.1998 N 1899-р
ПОЛОЖЕНИЕ
О СПЕЦИАЛЬНОЙ ЛАБОРАТОРИИ МИКРОФИЛЬМИРОВАНИЯ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Лаборатория микрофильмирования - производственный объект системы страхового фонда документации области, изготавливающий микрофильмы областного страхового фонда, состав которого определен постановлением губернатора области от 29.08.1997 N 248.
1.2. в соответствии с пунктом 13 "Положения о едином российском страховом фонде документации", утвержденного постановлением Правительства РФ от 26.12.1995, функции областной специальной лаборатории решением Министерства экономики РФ могут быть переданы ведомственной специальной лаборатории.
1.3. Организационно - техническое и оперативное руководство деятельностью специальной лаборатории осуществляется областной головной службой по страховому фонду документации.
1.4. Специальная лаборатория в своей работе руководствуется настоящим Положением; Законом Российской Федерации о предприятии; государственными стандартами и другими нормативно - техническими документами; приказами, указаниями, распоряжениями и инструкциями вышестоящих структурных звеньев; рекомендациями Межведомственного координационного совета по единому российскому страховому фонду документации, координационной комиссии по страховому фонду документации Нижегородской области.
2. ФУНКЦИИ
2.1. Изготовление микрофильмов страхового фонда документации и передача их на долговременное хранение в областное хранилище микрофильмов.
2.2. Изготовление копий с микрофильмов страхового фонда с целью создания рабочих фондов в городах и районах области, а также на предприятиях (объектах) по указанию областной головной службы страхового фонда документации.
3. ЗАДАЧИ
3.1. Текущее и перспективное планирование работ по микрофильмированию документации на основании взаимосогласованных с объектами области графиков поставки документации.
3.2. Входной контроль поступающей документации, а также расходных материалов и химикатов на соответствие требованиям нормативно - технических документов.
3.3. Подготовка поступающей документации к микрофильмированию в соответствии с действующей технологией.
3.4. Изготовление микрофильмов в соответствии с действующей технологией.
3.5. 100%-ный контроль качества изготовленных микрофильмов на соответствие требованиям ГОСТ 13.1.102.
3.6. Отправка микрофильмов страхового фонда вместе с сопроводительными документами в хранилище микрофильмов, а замикрофильмированных документов - объектам - поставщикам документации.
3.7. Повторное микрофильмирование измененной документации.
3.8. Соблюдение установленных ГОСТ В.33.201 сроков нахождения документации в спецлаборатории.
3.9. Осуществление систематической отчетности перед областной головной службой о проделанной работе (по согласованной форме).
3.10. Совершенствование технологии изготовления микрофильмов, внедрение прогрессивных материалов и оборудования.
3.11. Техническое обслуживание и ремонт технологического и вспомогательного оборудования.
4. ПРАВА
4.1. Заключать договора на проведение работ по микрофильмированию документации предприятий (объектов) области, а также предприятий, расположенных на территории других субъектов Российской Федерации.
4.2. Запрашивать и согласовывать с закрепленными объектами области графики представления документации на микрофильмирование.
4.3. Направлять на предприятия (объекты) специалистов для оказания методической помощи в подготовке документации к микрофильмированию и ее предварительной оценки.
4.4. Возвращать предприятиям (объектам) документацию, не отвечающую требованиям микрофильмирования (ГОСТ 13.1.002), на доработку с указанием причин возврата.
4.5. Проводить работы по размножению документации по заказам органов исполнительной власти области.
4.6. Принимать участие в работе совещаний, семинаров по тематике основной деятельности лаборатории.
4.7. Принимать участие в разработке (корректировке) нормативно - технических документов по тематике лаборатории.
5. ФИНАНСИРОВАНИЕ
Финансирование деятельности специальной лаборатории микрофильмирования осуществляется за счет средств областного бюджета в соответствии с Положением о создании страхового фонда документации Нижегородской области, утвержденным постановлением губернатора от 29.08.1997 N 248 (в редакции постановления губернатора области от 31.07.1998 N 203), а также за счет прямых договоров с заказчиками работ по микрофильмированию.
6. СТРУКТУРА
6.1. Специальная лаборатория состоит из подразделений, обеспечивающих выполнение возложенных на нее функций и задач.
6.2. Штатное расписание устанавливается исходя из объемов проводимых работ.
-----------------¬ -------------¬
¦ Начальник +---------+ РСО ¦
¦спецлаборатории ¦ ¦(1-й отдел) ¦
L---------T------- L-------------
----------------------+-----------------------¬
------+-------¬ -------+--------¬ -----------+-------¬
¦ Бюро ¦ ¦Главный инженер¦ ¦ Планово- ¦
¦технического ¦ L------T--------- ¦ производств.бюро ¦
¦ контроля ¦ ¦ ¦ и бухгалтерия ¦
L-------------- ¦ L-------------------
----------------------+-----------------------¬
-------+-----------¬ -------------+---------¬
¦Отдел комплексной ¦ ¦ Энерго-механический ¦
¦ обработки ¦ ¦ отдел ¦
¦ документации ¦ ¦ ¦
L--------T---------- L-----------T-----------
------+-------T---------¬ ----------T-+---------¬
---+------¬------+----¬----+-----¬ ----+---¬-----+----¬------+-------¬
¦Бригада ¦¦Бригада ¦¦Бригада ¦ ¦Энерго-¦¦Участок ¦¦Участок мат.-¦
¦подготов-¦¦микрофиль-¦¦размноже-¦ ¦участоꦦремонта ¦¦технического ¦
¦ки доку- ¦¦мирования ¦¦ния доку-¦ ¦ ¦¦и наладк覦снабжения и ¦
¦ментации ¦¦и химфото-¦¦ментации ¦ ¦ ¦¦оборудо- ¦¦транспорта ¦
¦к микро- ¦¦обработки ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ вания ¦¦ ¦
¦фильми- ¦¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦¦ ¦
¦рованию ¦¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦¦ ¦
L----------L-----------L---------- L--------L----------L--------------
Приложение 3
к распоряжению
губернатора области
от 04.12.1998 N 1899-р
ПОЛОЖЕНИЕ
О ТЕХНИЧЕСКОЙ ЛАБОРАТОРИИ ХРАНЕНИЯ
МИКРОФИЛЬМОВ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ
НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Лаборатория хранения - объект системы страхового фонда документации, обеспечивающий гарантийное хранение и использование микрофильмов областного страхового фонда, создаваемого в соответствии с постановлением губернатора области от 29.08.1997 N 248.
1.2. Лаборатория хранения основных микрофильмов страхового фонда создается на базе существующих на территории области учреждений, имеющих специальное оборудование.
Для хранения запасных микрофильмов на объекты повышенного риска и объекты системы жизнеобеспечения населения создается лаборатория хранения при главном управлении по делам ГО и ЧС области в рамках дополнительно вводимых должностей.
1.3. Областной головной службой по страховому фонду документации осуществляется организационно - техническое и оперативное руководство деятельностью лаборатории хранения основного микрофильма и оперативное руководство деятельностью лаборатории хранения запасных микрофильмов.
1.4. Лаборатория хранения обладает материально - технической базой, обеспечивающей надежное хранение, поиск микрофильмов страхового фонда документации и размножение с них.
1.5. Лаборатория хранения в своей работе руководствуется настоящим Положением; нормативно - техническими документами по страховому фонду документации и репрографии; приказами, указаниями, распоряжениями и инструкциями вышестоящих структурных звеньев; рекомендациями областной координационной комиссии по страховому фонду документации и областной головной службы.
2. ФУНКЦИИ
2.1. Обеспечение сохранности микрофильмов страхового фонда документации Нижегородской области и их постоянной готовности к использованию.
2.2. Обеспечение пользователей микрофильмами (оптическими дисками), а также полноразмерными копиями на бумаге с них по запросам.
3. ЗАДАЧИ
Лаборатория хранения выполняет следующие задачи:
3.1. Осуществляет приемку микрофильмов страхового фонда, полученных из специальных лабораторий микрофильмирования в соответствии с требованиями нормативных документов.
3.2. Организует учет микрофильмов страхового фонда документации в установленном порядке.
3.3. Поддерживает страховой фонд документации в состоянии, пригодном к использованию в экстремальных ситуациях аварий, катастроф и других чрезвычайных ситуаций.
3.4. Проводит периодический технический контроль микрофильмов страхового фонда в соответствии с нормативными документами.
3.5. Контролирует своевременность внесения изменений в микрофильмы страхового фонда.
3.6. Обеспечивает оперативный поиск микрофильмов страхового фонда документации по запросам.
3.7. Осуществляет размножение документации с микрофильмов страхового фонда (при необходимости).
3.8. Изготавливает и направляет, согласно заданию вышестоящих звеньев системы страхового фонда документации, копии микрофильмов подразделению, указанному в задании.
4. ПРАВА
Лаборатория хранения имеет следующие права:
4.1. Браковать микрофильмы страхового фонда, не отвечающие требованиями ГОСТ 13.1.102, и возвращать их на доработку в лабораторию микрофильмирования.
4.2. Участвовать в разработке нормативно - технических документов в области создания, сохранения и использования страхового фонда документации.
4.3. Участвовать в заключении хозяйственных договоров, связанных с созданием, сохранением и использованием страхового фонда, а также с размножением документации.
5. ФИНАНСИРОВАНИЕ
Финансирование работ по функционированию лаборатории хранения осуществляется за счет средств областного бюджета в соответствии с Положением о создании страхового фонда документации Нижегородской области, утвержденным постановлением губернатора от 29.08.1997 N 248 (в редакции постановления губернатора области от 31.07.1998 N 203).
6. СТРУКТУРА
Лаборатории хранения создаются на базе существующих на территории области учреждений, а также при главном управлении по делам ГО и ЧС области и состоят из функциональных групп, обеспечивающих выполнение всего комплекса стоящих перед ними задач.
6.1. Группа входного контроля микрофильмов.
Задачи:
- приемка микрофильмов страхового фонда, полученных из специальных лабораторий;
- проверка соответствия принимаемых документов требованиям ГОСТа и других нормативов;
- отправка забракованных микрофильмов страхового фонда на доработку в лабораторию микрофильмирования.
6.2. Группа хранения микрофильмов страхового фонда документации
Задачи:
- организация учета микрофильмов страхового фонда;
- поддержание документации страхового фонда в готовности к использованию в условиях чрезвычайных ситуаций;
- контроль за своевременностью внесения изменений в микрофильмы страхового фонда (при необходимости) в соответствии с требованиями нормативных документов.
6.3. Группа изготовления копий документов страхового фонда
Задачи:
- размножение документации с микрофильмов страхового фонда (при необходимости);
- изготовление копий микрофильмов страхового фонда и направление их заказчику в соответствии с заданием, выдаваемым вышестоящим структурным звеном системы страхового фонда документации.
Структура лаборатории хранения может быть изменена в зависимости от объемов хранимых фондов и объемов документации, которая подлежит выдаче потребителю в условиях чрезвычайных ситуаций.

